小企业如何利用人工智能

案例研究

萨姆·芬尼根-德恩（Sam Finnegan-Dehn）在一家慈善机构从事筹款工作，但他同时还在伦敦的家中兼职为大学生提供数学和哲学辅导。通过这项兼职业务，他可以利用自己的哲学学位，并与客户分享自己对这门学科的热爱。

然而，与学生见面只是成为一名优秀导师所需工作的冰山一角。他还需要规划课程、寻找新的阅读材料、布置作业、发送账单并跟进最新研究成果——所有这些都必须在正常工作之外完成。由于这些需求，芬尼根-德恩没有足够的时间来扩大他的辅导客户群。

因此，他转向人工智能来帮助管理其业务的日常事务。他表示，人工智能已经在他所有的数字笔记簿中扮演了秘书的角色，他在其中记录关于客户进展和新阅读材料的提醒。他形容使用人工智能就像拥有了第二个记忆，帮助他连接分散在不同地方写下的想法。

尽管他曾尝试过不同的工具，如Claude和ChatGPT，但现在他选择了Notion AI，因为它能更好地与其辅导笔记集成，这些笔记分布在Notion应用程序中的多个笔记本标签页中。芬尼根-德恩不使用人工智能来创建教学材料，但他确实允许Notion AI记录与客户的会议（在获得客户同意后），然后利用其自动生成的摘要来优化教学策略。例如，如果他从AI的摘要中注意到某种技巧似乎对某个学生没有帮助，他可能会下次改变处理该主题的方法。

除此之外，Notion AI还帮助他设定目标、起草课程笔记、开具发票以及生成和同步社交媒体帖子。例如，在设定目标时，芬尼根-德恩表示，他了解自己业务的长期目标，但并不总是清楚实现这些目标的具体步骤。他利用人工智能来填补这些空白。他首先写下一个“北极星”目标——比如到年底拥有一定数量的客户。接下来，他让AI根据他在应用中建立的资料生成实现这一目标所需的步骤。然后，他可以反思结果并选择先处理哪些任务。

Notion AI所针对的许多任务较少涉及创造性，更多是重复性工作：例如在文档之间同步信息或搜索旧笔记。这使得该工具特别吸引小企业主，因为他们通常资源有限，尤其是对于琐碎的工作。

其他公司也在开发针对特定行业的工具。例如，位于亚利桑那州尤马的奶奶的被子店使用了Rain，这是一个专为手工艺公司设计的软件套件，用于生成库存描述和布料设计的价格。店主声称，这种人工智能工具将列出商品所需的时间减少了60%至80%。

不过，也存在一些缺点，正如芬尼根-德恩所说，Notion AI的一些特性有时显得“笨拙”。而且，Notion的AI插件每月收费20美元。与其他所有新工具一样，小企业主应仔细评估潜在收益与麻烦是否值得支付自行完成工作的成本。

用户提示

在考虑人工智能是否可以帮助您经营业务或使您的工作生活更轻松时，请考虑以下几点：

• 三思而后行。由于大型语言模型（LLMs）会根据您输入的数据来回答问题或完成任务，因此您希望以方便您和模型的方式提供信息。对于许多这类笔记AI服务来说，这意味着例如使用它们的平台进行记笔记，这样您就不必稍后输入或上传笔记。因此，在承诺加入AI驱动的生态系统之前，仔细权衡您的选择是个好主意。
• 发挥你的优势。思考一下你内部缺乏哪些技能，并看看人工智能是否能帮助培训或为你承担这些任务。但请注意：人工智能会产生幻觉并犯错误，因此请考虑在哪些地方需要准确性，并在这些地方保持人类的主导地位。
• 人工智能并不总是最佳工具。当现成的解决方案更好时，使用它也没关系。例如，使用现有的支付处理平台（如Shopify或Square）比用人工智能编写一个要安全得多。
• 考虑对敏感信息使用本地模型。我们的报道曾讨论过在线人工智能模型在泄露敏感数据方面的风险，也有许多报道称人工智能公司在您向其聊天机器人提问时收集您的数据。即使您的业务不处理个人信息，仍可能有一些事情您希望不公开分享。在这种情况下，使用可以在您的提示上本地推理的开源模型是一个很好的选择，而不是使用ChatGPT、Claude或其他专有模型。值得庆幸的是，现在一些大型语言模型可以在笔记本电脑和小型台式机上运行。这里是如何设置并开始使用它的方法。

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